Le possibilità offerte da Internet relativamente alla sua diffusione, alla sua "ipermedialità" e alla comunicazione senza confini di ogni tipo di informazione, risultano di enorme interesse per molte aziende, che possono giungere a livelli di competitività finora sconosciuti.
La tendenza, per molte organizzazioni, è quella di non avere tutti i servizi interni, ma di usufruire di servizi esterni, il cosiddetto outsourcing, per esempio di progettazione, commercializzazione, controllo di qualità e così via. Diventa importantissimo, quindi, disporre di efficienti ed efficaci strumenti di comunicazione tra i diversi collaboratori e, Internet soddisfa con successo queste esigenze. A ciò si aggiunge la possibilità di pubblicizzare e commercializzare i propri prodotti o servizi in tutto il mondo, di migliorare il flusso delle informazioni all'interno dell'azienda e di ottimizzare, così, i cicli produttivi.
I problemi di comunicazione che un'azienda può avere verso l'esterno si presentano anche all'interno e c'è bisogno, inoltre, di integrare i due flussi di informazione.
Si è pensato, quindi, di sfruttare all'interno le stesse tecnologie collaudate per Internet (TCP/IP, WWW, broswer, firewall ecc.). E' nata, così, una speciale rete locale privata, Intranet, che come altre LAN è, comunque, collegata a Internet e ne usa tutti i servizi. Si parla di Extranet, invece, quando la rete si estende all'esterno dell'azienda, fino a comprendere alcune organizzazioni o alcuni clienti importanti per lo svolgimento delle funzioni aziendali.
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Questi partner esterni hanno, così, un accesso controllato e sicuro a molte informazioni presenti sulla rete privata, con costi sostenuti e con maggiore flessibilità; la comunicazione tra essi e l'azienda diviene più snella ed efficace.
La tendenza generale è di avere l'accesso distribuito ai dati, ma anche di condividere conoscenze ed esperienze per una migliore razionalizzazione del lavoro. A questo proposito si stanno sviluppando tecnologie e strumenti proprio per la gestione della conoscenza (Knowledge management).
Alcuni vantaggi derivanti dall'utilizzo di Intranet e di Extranet sono:
abbassamento dei costi;
una certa indipendenza da Internet con conseguente riduzione dei tempi di comunicazione interna;
interfaccia Web molto accattivante ed efficace per accedere a database interni ed esterni;
gruppi di lavoro "distribuiti" in azienda e fuori, che condividono informazioni e si scambiano messaggi partecipando allo stesso processo produttivo (groupware);
automatizzazione dei flussi informativi e dei processi operativi aziendali (workflow);
possibilità per i clienti di accedere a informazioni aziendali pubbliche ventiquattrore su ventiquattro.